1. Informations générales

Les présentes conditions générales régissent la relation contractuelle entre OFFITIA (ci-après, « le prestataire ») et l'utilisateur (ci-après, « le client ») qui contracte les services proposés sur le site web offitia.io.

En vous inscrivant et en utilisant nos services, vous acceptez pleinement les présentes conditions. Si vous n'êtes pas d'accord, veuillez ne pas utiliser la plateforme.

2. Description du service

OFFITIA propose une plateforme SaaS (Software as a Service) pour la création et la gestion de devis, factures et documents professionnels. Les fonctionnalités principales comprennent :

• Création de devis et factures personnalisables
• Gestion des clients et catalogue de produits/services
• Génération de documents PDF avec image de marque personnalisée
• Envoi de documents par courrier électronique
• Génération de contenu assistée par intelligence artificielle
• Envoi automatique des factures à l'AEAT via Veri*Factu (pour les utilisateurs avec NIF espagnol dans les forfaits Pro et Business)
• Facturation en Euro (EUR) conforme à la Directive TVA de l'Union européenne et aux régimes fiscaux des 27 États membres

3. Tarifs et forfaits

OFFITIA propose différents forfaits d'abonnement détaillés sur le site web. Les prix sont indiqués hors TVA et peuvent être modifiés moyennant un préavis de 30 jours. La TVA sera ajoutée au moment de l'émission de la facture correspondante en appliquant les taux en vigueur à ce moment-là. Les forfaits souscrits présentent les caractéristiques suivantes :

• Starter : Gratuit, avec des fonctionnalités de base. Sans nécessité de carte de crédit.
• Pro : Abonnement payant mensuel ou annuel avec fonctionnalités complètes et Veri*Factu homologué.
• Business : Abonnement payant mensuel ou annuel avec fonctionnalités avancées, équipes et signature eIDAS.

4. Processus de souscription

Pour souscrire un forfait payant, le client doit :

• Créer un compte utilisateur
• Sélectionner le forfait souhaité sur la page des tarifs
• Compléter le processus de paiement via Stripe
• Accepter les présentes conditions générales

Une fois le paiement effectué, le service est activé immédiatement.

5. Abonnement et facturation

Lors de la souscription à un forfait payant (Pro ou Business), le premier versement (mensuel ou annuel) est débité immédiatement via Stripe. Le forfait reste actif jusqu'à la date de renouvellement.

Le client peut annuler l'abonnement à tout moment depuis le panneau de configuration, et le service restera actif jusqu'à la fin de la période de facturation en cours. Aucun remboursement n'est effectué pour les périodes non consommées. Lors de l'annulation, le compte passe automatiquement au forfait Starter gratuit.

En acceptant l'abonnement, le client demande expressément l'exécution immédiate du service et reconnaît que le service commence avant la fin du délai de rétractation de 14 jours, renonçant volontairement à son droit de rétractation conformément à l'article 103.m) du décret législatif royal 1/2007 portant approbation du texte consolidé de la loi générale pour la défense des consommateurs et des usagers (transposition espagnole de la directive 2011/83/UE).

6. Facturation et paiement

Le paiement est traité via Stripe, une plateforme de paiement sécurisée. OFFITIA ne stocke pas les données de cartes de crédit. La facturation s'effectue comme suit :

• Forfait mensuel : débité chaque mois à compter de la date de souscription
• Forfait annuel : débit d'une cotisation annuelle réduite

Les factures sont envoyées par courriel au client.

7. Annulation et remboursement

Le client peut annuler l'abonnement à tout moment depuis le panneau de configuration. En cas d'annulation :

• Le service reste actif jusqu'à la fin de la période de facturation en cours
• Aucun remboursement n'est effectué pour les périodes non consommées
• Lors de l'annulation, le compte passe automatiquement au forfait Starter gratuit

Le prestataire se réserve le droit d'annuler le service en cas de non-respect des conditions par le client.

8. Responsabilités de l'utilisateur

L'utilisateur s'engage à :

• Utiliser la plateforme conformément à la loi et aux présentes conditions
• Ne pas faire un usage frauduleux ou abusif du service
• Maintenir la confidentialité de ses identifiants de connexion
• Ne pas utiliser la plateforme pour des activités illicites
• Fournir des informations véridiques et à jour
• S'assurer que son NIF est à jour et correct pour le respect de la réglementation Veri*Factu (RD 1007/2023)
• Ne pas effectuer d'ingénierie inverse, décompiler ou désassembler la plateforme ni aucun de ses composants

Sécurité et Gestion des Identifiants : L'accès à la plateforme s'effectue via des identifiants personnels et inaliénables. L'Utilisateur assume la responsabilité exclusive de la garde de son mot de passe, dégageant OFFITIA de toute responsabilité en cas d'utilisation abusive par des tiers.

Afin de garantir l'intégrité du compte, le système de modification du mot de passe situé dans les paramètres (/settings - « Données de l'Entreprise ») nécessite la validation du mot de passe actuel. Le nouveau mot de passe doit respecter les exigences de sécurité minimales suivantes : huit (8) caractères, incluant des majuscules, des minuscules, des chiffres et des symboles.

De plus, pour des raisons de sécurité, le système bloquera temporairement l'accès après cinq (5) tentatives infructueuses dans un intervalle de quinze (15) minutes afin de prévenir les attaques par force brute.

9. Responsabilité du prestataire

OFFITIA s'engage à maintenir la plateforme opérationnelle avec une disponibilité minimale de 99 % (SLA) par mois, hors maintenances programmées notifiées 48 heures à l'avance et cas de force majeure. L'état opérationnel des systèmes en temps réel, ainsi que la communication sur les incidents techniques et les fenêtres de maintenance, sont disponibles en permanence via le portail officiel https://status.offitia.io.

Le prestataire n'est pas responsable :

• Des dommages résultant d'une utilisation inappropriée de la plateforme par l'utilisateur
• De la perte de données pour des causes indépendantes du prestataire
• Des interruptions de service pour maintenance ou cas de force majeure
• De l'exactitude des calculs fiscaux ou juridiques générés par la plateforme
• De l'exactitude de la reconnaissance optique de caractères (OCR) des tickets ou reçus téléchargés — l'utilisateur est responsable de vérifier les données extraites avant de les utiliser
• La détection des tickets en double est fournie à titre de courtoisie ; il est de la responsabilité de l'utilisateur de s'assurer de ne pas télécharger le même ticket dans plusieurs devis

OFFITIA est un outil de gestion et ne fournit pas de conseil fiscal ou juridique. Il est recommandé de consulter un professionnel pour des cas spécifiques.

Maintenance Technique et Télémétrie : OFFITIA se réserve le droit d'utiliser des outils de surveillance et de télémétrie tiers, tels que Sentry, pour assurer la continuité, la disponibilité et la qualité du service. L'utilisateur accepte la collecte de métadonnées techniques de diagnostic en cas d'incident ou de panne du système. Ces données seront traitées exclusivement à des fins de maintenance, de sécurité et d'amélioration de la stabilité de la plateforme, le fournisseur de l'outil agissant en tant que sous-traitant sous les instructions documentées d'OFFITIA.

En tout état de cause, la responsabilité d'OFFITIA est limitée au montant équivalent aux 3 derniers mois d'abonnement effectivement payés par le client.

10. Conservation des documents

OFFITIA n'agit pas comme archive légale pour la conservation des devis, factures ou tout autre document généré sur la plateforme. L'obligation de conserver les documents fiscaux et comptables pendant la période établie par la législation applicable (Loi Générale Tributaire et Code de Commerce) incombe exclusivement à l'utilisateur.

OFFITIA offre la possibilité de télécharger les documents au format PDF à tout moment, mais ne garantit pas leur conservation au-delà de la validité du compte. Il est de la responsabilité de l'utilisateur de télécharger et stocker ses documents pour se conformer à ses obligations légales.

En cas de résiliation du compte, l'utilisateur dispose de 30 jours calendaires pour exporter toutes ses données et tous ses documents. Passé ce délai, OFFITIA se réserve le droit de supprimer définitivement toutes les données associées au compte.

11. Veri*Factu

Les utilisateurs des forfaits Pro et Business avec un NIF espagnol acceptent que les factures émises soient automatiquement transmises à l'AEAT via Verifacti conformément à la réglementation Veri*Factu (RD 1007/2023).

OFFITIA n'est pas responsable de l'envoi correct ou incorrect des factures à l'AEAT, ni des conséquences découlant d'erreurs dans les données fiscales fournies par l'utilisateur, ni des retards de traitement par les systèmes de l'AEAT.

L'utilisateur s'engage à ne pas manipuler, altérer ou interférer dans le processus d'envoi des factures à Veri*Factu, et à ne pas utiliser le système pour des activités frauduleuses ou enfreindre la réglementation fiscale applicable.

12. Propriété intellectuelle et titularité des données

Le client conserve tous les droits de propriété intellectuelle et la titularité exclusive sur le contenu et les données qu'il crée, stocke ou traite via la plateforme (devis, factures, catalogue de produits, données clients, etc.). OFFITIA ne revendique aucun droit de propriété sur les données de l'utilisateur.

La plateforme OFFITIA et tous ses composants (code source, design, marque, logos, interface) sont la propriété exclusive du prestataire et sont protégés par la législation sur la propriété intellectuelle.

13. Protection des données

Le traitement des données personnelles est régi par notre Politique de Confidentialité. En utilisant la plateforme, le client s'engage à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données concernant les données de ses propres clients qu'il introduit dans le système.

14. Modifications des conditions

OFFITIA se réserve le droit de modifier les présentes conditions à tout moment. Les changements substantiels seront communiqués aux clients suffisamment à l'avance. L'utilisation continue du service après les modifications implique l'acceptation des nouvelles conditions.

15. Règlement des litiges, arbitrage et renonciation aux actions collectives

Les présentes conditions sont régies par la législation espagnole. S'agissant d'une relation commerciale B2B (entre professionnels, indépendants et entreprises), tout différend ou réclamation découlant de l'utilisation de la plateforme sera d'abord traité à l'amiable par communication directe à support@offitia.io dans un délai maximum de 30 jours.

À défaut d'accord amiable, le client accepte de soumettre le litige à la compétence exclusive des Tribunaux du siège social d'OFFITIA SL (Figueres/Espagne) ou, le cas échéant, à l'arbitrage commercial d'un arbitre unique, en renonçant expressément à toute autre juridiction.

Renonciation aux actions collectives (Class Action Waiver) : Le client renonce expressément à intenter, rejoindre ou participer en tant que demandeur à toute action collective ou procédure représentative contre OFFITIA SL. Toutes les réclamations doivent être traitées de manière strictement individuelle.

16. Contact

Pour toute question concernant ces conditions, vous pouvez nous contacter à support@offitia.io.

17. Politique d'utilisation acceptable (AUP)

L'utilisateur s'engage à ne pas utiliser la plateforme pour :

• Des activités illicites ou frauduleuses
• L'envoi de contenus menaçants, abusifs ou diffamatoires
• Enfreindre les droits de propriété intellectuelle de tiers
• Distribuer des logiciels malveillants ou des contenus nuisibles
• Tenter d'accéder sans autorisation aux systèmes d'autres utilisateurs
• Effectuer des actions pouvant endommager la plateforme

Le non-respect de cette politique peut entraîner la suspension immédiate du compte sans remboursement.

18. Procédure de notification et de retrait de contenu (LSSI-CE / Digital Services Act - DSA)

OFFITIA SL agit en tant que prestataire d'hébergement neutre et passif conformément à l'article 16 de la loi espagnole LSSI-CE, au Règlement (UE) 2022/2065 sur les services numériques (Digital Services Act - DSA) et aux principes d'exemption de responsabilité (Safe Harbor). L'utilisateur est seul responsable des contenus, logos, reçus ou documents téléchargés ou émis via la plateforme.

Si vous êtes titulaire de droits de propriété intellectuelle et estimez qu'un contenu enfreint vos droits, vous pouvez envoyer une notification formelle à notre agent désigné à : support@offitia.io (Attn : Service juridique / Agent IP désigné).

Dès réception d'une notification valide, OFFITIA procédera immédiatement au retrait du contenu conformément au droit européen applicable, sans assumer de responsabilité.

19. Responsabilité des Systèmes de Facturation (Veri*Factu) et Composants Tiers

OFFITIA garantit que son système informatique est conforme aux exigences d'intégrité, de conservation, d'accessibilité, de lisibilité, de traçabilité et d'inaltérabilité des enregistrements conformément au Décret Royal 1007/2023 et à l'Arrêté HAC/1177/2024.

L'Utilisateur accepte que les fonctions de chaînage technique et de transmission sécurisée à l'administration fiscale espagnole (AEAT) soient exécutées via l'intégration du composant logiciel tiers VeriFacti.com (Verifacti SL). OFFITIA a audité la Déclaration Responsable de ce fournisseur, mais décline toute responsabilité en cas d'interruptions exclusivement imputables à l'API tierce, dès lors qu'OFFITIA a agi avec la diligence requise dans son choix et sa supervision.

L'acceptation de ces conditions confère à l'utilisateur un accès permanent à notre Déclaration Responsable Veri*Factu.

20. Accord de Traitement des Données (DPA)

La souscription ou l'utilisation de tout service d'OFFITIA emporte adhésion expresse et opposable à notre Accord de Traitement des Données (DPA), régissant les obligations d'OFFITIA en tant que sous-traitant conformément à l'article 28 du RGPD et à la loi espagnole LOPDGDD.